Как организовать хранение домашних документов

1

Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.

Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и  инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.

Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.

Хранение документов в доме

В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.

Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.

Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.

Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.

Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.

2

Как навести порядок в документах?

Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.

Шаг 2. Рассортирует бумаги по категориям. Я предлагаю таким образом:

  • документы на квартиру
  • медицинские док-ты
  • налоговые
  • кредитные
  • квитанции об оплате
  • чеки и гарантийные талоны и так далее

Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.

Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с размусориванием и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.

Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.

Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).

4

Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.

3

Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.

Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но  и сэкономите деньги.

6

Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.

5

Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.

Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.

И еще один нюанс,  о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.

Ну и последнее,  не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!

А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 12
  1. Алексей

    С документами надо обращаться бережно. Так мне газовики через два года вдруг предъявили через суд претензию, что, якобы, мной не оплачен один месяц. После предъявления квитанции за этот злосчастный месяц суд отказал газовикам в иске.

    1. Екатерина (автор)

      Вот для таких и случаев и нужно хранить все квитанции

  2. Светлана

    Да, хранить квитанции надо как можно дольше и бережнее. На черный день, который может наступить в любой месяц, когда из почтового ящика будет извлечена «проблема» в виде платежки за коммуналку с непонятно откуда взявшимися долгами

  3. Елена

    Очень понравился совет сделать копии на все часто используемые документы

  4. Алексей

    Спасибо за советы, как раз думаю об организации архива домашних документов и счетов.

  5. Ирина

    Вот где где, а в документах у меня полный порядок. Есть три папочки(не большие). В первой: документы, касающиеся всех членов семьи(паспорта заграны, свидетельства о рождении, мед.полиса, свидетельства о браке, инн). Во второй документы, касающиеся имущества(Квартира, машина, гараж, дача). В третьей-платёжки по файликам. Каждый файл подписан: газ, злектричество, коммунальные платежи, налоговые платжи и т.д. В январе подшиваю все квитанции за год по видам и везу в гараж в коробку общую. И в кладовке есть большая папка, в ней прочие документы: договора на обучение, лечение, ремонтные работы, чеки для гарантии. Первые две папки положила вместе и показала мужу, чтобы в случае чего было удобно схватить документы и эвакуироваться из дома😉😉

    1. Екатерина (автор)

      Хорошая организация документов у вас. Удобно, а главное понятно, что и где лежит.

  6. Сергей

    Приятно видеть людей, которые транслируют чистоту и порядок. Я к подобной системе хранения ещё добавил базу сканов документов. Сами документы можно держать в облаке. Структуру папок разработать по своему вкусу, я бы рекомендовал также придерживаться составного имени файла 2017_Свидетельство о собственности_Иванов.jpg. В любой момент можно либо предъявить документ на планшете, отправить emailом, либо распечатать.

    1. Ренат

      У меня в одной коробке всё в папках, надо задуматься над структуризацией. А вот про сканы- хорошая идея. Я так же сделал, практически все документы, медицинские в том числе, отсканированы и при необходимости тупо распечатываются на принтере.

  7. Анастасия

    Возьму на заметку отдельную папку с ксерокопиями!
    Я храню документы так:
    для каждого члена семьи есть своя папка (все документы в файлах) и периодически провожу инвентаризацию в них.
    Также есть отдельная коробочка для хранения инструкций бытовой техники (недавно просмотрела и выкинула лишние, от той техники, что уже выкинули).
    Есть еще папка с файлами, в которой распределены и подписаны коммунальные платежки (епд, свет, мгтс), там же в конце папки хранятся квитанции за картриджи для принтера, счетчики на воду, спорт.инвентарь, чтобы не искать, где заказывала и номера телефонов. Плюс за ком.услуги платежки приходят на эл.почту в отдельную папку “коммунальные услуги” и там же в электр.ящике есть папка по интернет-заказам (В конце/начале года просматриваю/удаляю ненужное).

    1. Екатерина (автор)

      Спасибо, что поделились своей системой хранения, очень интересно!

  8. Элен

    Не совсем понимаю зачем хранить гарантийные талоны и чеки на бытовую технику, если гарантийный срок истёк. :roll: Инструкции стоит оставить, а гарантийники ни к чему.
    У меня в документам идеальный порядок :grin: Папка с документами на квартиру, папка с договорами на интернет и пр. Папка с ксерокопиями. Есть отдельная папка с документами мужа и отдельная моя. В них я не храню ничего важного, просто то, что может пригодиться, типа: резюме, характеристики, письма с пенсионных фондов, товарные чеки на обувь, товарные чеки на некоторую одежду. Эти папки перебираются часто и там всегда порядок. Есть отдельная папка с коммуналкой, в ней несколько вкладышей. Еще есть отдельная папка для котов, у нас их двое . В ней ветпаспорта и веткарты.
    Паспорт, полис, ИНН всегда носим с собой. Медкарты всегда хранятся в поликлинике.
    Помимо всего прочего сканы всех самых важных документов храню на своей электронной почте в отдельно созданной папке. 100500 раз пригождались и выручали сканы!

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: